Исправленные сведения о работе, переводах, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений производится на основании архивных материалов, отражающих трудовую деятельность работников: личных карточек, расчетных ведомостей, лицевых счетов по заработной плате и т.д. Свидетельские показания в данном случае во внимание не принимаются. Зачеркивать ранее внесенные неточные или исправленные записи тоже нельзя.
При необходимости, например, изменения записи о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то недействительна". Принят по такой-то профессии, должности и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
Между прочим, если работник считает, что даже признанные действительными отдельные записи одним своим присутствием в трудовой книжке наносят ему моральный ущерб, то отдел кадров может выдать дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.