Вы просто не умеете планировать свое время. И не спешите обижаться - тут нет ничего обидного. Ведь планирование времени (тайм-менеджмент) - целая наука, приносящая богатые плоды.
НЕ ДУМАЙ О МИНУТАХ СВЫСОКА
Болезнью нехватки времени страдают очень многие работники. Самое важное - вовремя признаться себе в этом, а приняв проблему, постараться ее решить. С чего начать?
Прежде всего необходимо подсчитать, сколько времени используется продуктивно (т. е. непосредственно на выполнение рабочих задач и обязанностей) - с этого и советуют начинать специалисты по тайм-менеджменту. У многих результаты будут удручающими, если не ужасающими. Оказывается, в среднем на посторонние занятия, кажущиеся нам важными, уходит от 30 до 70% рабочего времени!
Однако методичный расчет ваших временных затрат - это лишь первый шаг на пути к тайм-менеджменту. Имейте в виду, что изменение собственного графика и стиля работы стоит больших усилий. Чтобы научиться планировать время, можно пойти, например, на курсы по тайм-менеджменту (2 - 3-дневный практический семинар). Кстати, там же научат эффективно пользоваться органайзером, чтобы он стал для вас настоящим помощником, а не обузой и "вечным обвинителем".
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ
Следующий шаг на пути к планированию времени - завести картотеку, где ваши задачи будут классифицированы по различным сферам жизни и деятельности. Допустим, вы определяете, что главной задачей для вас является карьерный рост, на втором месте - улучшение состояния здоровья, на третьем - изучение иностранных языков. После этого вы выделяете конкретные задачи, которые ведут к достижениям этих целей. Это может быть: "каждый день учить 10 новых иностранных слов", "записаться на курсы английского языка" или "купить тренажер", "по субботам гулять в парке".
Каждую из этих задач вы планируете и отводите на нее строго отмеренное количество времени. Таким образом в итоге вы придете к тому, что лишние проблемы и посторонние задачи не будут отвлекать вас от основной работы, а во внерабочее время вы перестанете беспокоиться и думать о своих офисных делах.
Итак, главное - поставить перед собой цели и определить приоритеты. Но как это сделать, если в рабочее время у вас десять дел и все они важные? Ответ звучит так: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени - значит оно для вас не так важно.
Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый квадрат впишите важные и срочные дела, во второй - важные, но несрочные, в третий - неважные, но срочные, в четвертый - неважные и несрочные. Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям или коллегам, срочными и неважными пусть займется офис-менеджер, а неважные и несрочные отбросьте совсем (или отложите до лучших времен). Когда приоритеты расставлены, определите, сколько именно времени должно отнять у вас каждое конкретное дело.
СТРОГО ПО ГРАФИКУ
Основная проблема на пути начинающего планировщика - это сотрудники или подчиненные, вернее, их особый подтип - "пожиратели времени". Эти люди всегда будут стараться вас отвлечь и лучший способ переменить их нерабочий настрой - переложить на них часть ваших обязанностей или обязать помочь вам в конкретном срочном деле.
На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Специалисты дают лишь примерные рекомендации: 50-60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами, из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. 25% времени должна занимать самостоятельная аналитическая работа. И наконец, оставшиеся 15% - это потери времени (на дорогу, ожидание, пробки и т. п.). Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера - 3 минуты, если вы хотите решить важный вопрос - 5 минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер - не более 20 минут. Главное, помните: чем больше дел вы планируете, тем больше успеваете!
КНИГИ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ
Васильченко Ю.П. с соавторами
"Самоучитель по тайм-менеджменту"
Рут Кляйн
Секреты тайм-менеджмента для работающих женщин. Как совмещать личную жизнь, семью и карьеру
Глеб Архангельский
Тайм-драйв. Как успевать жить и работать
Тодд М. Дункан
8 ловушек времени. Как вырваться из порочного круга постоянно увеличивающейся загрузки на работе
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Наталия Ерохина, ведущий специалист отдела спецпроектов банка "Авангард"
- Я окончила факультет управления и прикладной математики Московского физико-технического института. В банк "АВАНГАРД" пришла работать, когда училась на последнем курсе и писала дипломную работу о налоговых системах европейских стран и России. В то время в банке был новый проект, который мне и поручили, - подготовка консолидированной по международным стандартам отчетности дочернего солодовенного холдинга.
Для меня это стало удачным началом. Работа над проектом позволила увидеть, как устроен этот бизнес изнутри, я смогла пообщаться с разными людьми: технологами на заводах, бухгалтерами, юристами, отделом продаж. Поскольку институт у меня был технический, то, конечно, знаний, необходимых для работы с финансовой отчетностью, мне порой не хватает, так что приходится заниматься самообразованием. Сейчас моя работа связана с несколькими иностранными компаниями, которые входят в холдинг банка, в том числе солодовнями в Германии. Хотя сами предприятия находятся в Европе, управляют ими из России.
Я организовываю кредиты от европейских банков, оформляю платежи, открываю аккредитивы для оплаты техники и сырья. Аудиторские процедуры для европейских компаний значительно отличаются от принятых в России, поэтому я несколько раз ездила в командировки для общения с аудиторами и представителями местных организаций. Чтобы наше взаимодействие было действительно эффективным, мне пришлось значительно улучшить свой английский, подучить немецкий, ну и, конечно же, освоить новую профессиональную терминологию.
Светлана Кадыкоева, менеджер по продажам CК "Авива"
- Долгие годы я работала на руководящих должностях, пока в 50 лет как многодетная мать (у меня шестеро детей) не вышла на заслуженный отдых. И что? Уровень моих доходов упал до размеров госпособий, а пенсии хватало только на покупку продуктов на пару дней. Вот тогда я и задумалась, как жить дальше при нищенской пенсии и в отсутствие накоплений. К тому времени я узнала много нового о пенсионном обеспечении как в России, так и за рубежом. Эта тема была мне интересна, и я решила освоить новую профессию - стать специалистом в сфере накопительного страхования жизни. Дело оставалось за малым - найти достойную международную страховую компанию и получить знания, необходимые для работы финансовым консультантом. Так я попала в СК "Авива".Сначала была агентом, причем самым успешным на протяжении полугода, потом стала менеджером по продажам. Без ложной скромности замечу, что с первого месяца работы я была лучшим менеджером компании. Через пару месяцев планирую стать директором агентства. В "Авиве" я достигла всего, чего хотела. Открыла накопительные страховые программы себе и детям, застраховала от несчастного случая супруга, зарабатываю столько, сколько хочу. Я люблю свою работу и получаю от нее огромное удовольствие. По большому счету моя работа стала моим хобби. А что может быть лучше? Ко всему прочему, я невольно стала работодателем, мои знакомые и близкие устроились в СК "Авива" на работу - стали агентами, финансовыми консультантами, менеджерами. И у каждого достойная зарплата. Оказывается, на российском рынке труда продавцов страховых услуг жизни очень мало, следовательно, они ценятся, конкуренция очень низкая. Более того, сейчас, когда многие компании в связи с кризисом сокращают своих сотрудников, "Авива", наоборот, активно набирает кадры.Представьте себе, делать людям добро не только импонирует моим жизненным принципам, но и совпадает с должностными обязанностями. Мне доставляет большое удовольствие помогать моим клиентам правильно распределять доходы, гарантированно накапливать и защищать их, давать людям уверенность в завтрашнем дне. О проявлении заботы о людях хорошо сказал Джим Рон: "Один человек, заботящийся о другом, представляет собой самую большую ценность". А если за заботу о другом вы получаете деньги, вас обучают и развивают, то это - супершанс!