Вероятно, сотрудник, к которому вы обращались, просто недостаточно хорошо знает нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность милиции. Сейчас не только гражданин России, но также находящийся на российской территории иностранец либо лицо без гражданства вправе обратиться по вопросу о предоставлении справок о наличии (отсутствии) у них судимости. Соответствующее заявление подается в Главный информационный центр МВД России или МВД, ГУВД, УВД субъектов Федерации самим заинтересованным лицом или по выданной им доверенности другим человеком.
Если сотрудник, к которому вы обратились, не знает сам, то можете ему напомнить, что с прошлого года действует приказ МВД России N 965 "Об утверждении Инструкции о порядке предоставления гражданам справок о наличии (отсутствии) у них судимости". Кстати, названный документ требует, чтобы в заявлении обязательно указывались следующие сведения: фамилия, имя, отчество, число, месяц и год рождения, место рождения, гражданство и адрес места жительства заявителя.
Справки должны оформляться на бланках строгой отчетности, визироваться исполнителями и заверяться подписью руководства соответствующего подразделения МВД с гербовой печатью.