Èñïðàâëåííûå ñâåäåíèÿ î ðàáîòå, ïåðåâîäàõ, íàãðàæäåíèÿõ è ïîîùðåíèÿõ äîëæíû ïîëíîñòüþ ñîîòâåòñòâîâàòü ïîäëèííèêó ïðèêàçà èëè ðàñïîðÿæåíèÿ.  ñëó÷àå óòðàòû ïðèêàçà èëè ðàñïîðÿæåíèÿ ëèáî íåñîîòâåòñòâèÿ èõ ôàêòè÷åñêè âûïîëíÿâøåéñÿ ðàáîòå èñïðàâëåíèå ñâåäåíèé ïðîèçâîäèòñÿ íà îñíîâàíèè àðõèâíûõ ìàòåðèàëîâ, îòðàæàþùèõ òðóäîâóþ äåÿòåëüíîñòü ðàáîòíèêîâ: ëè÷íûõ êàðòî÷åê, ðàñ÷åòíûõ âåäîìîñòåé, ëèöåâûõ ñ÷åòîâ ïî çàðàáîòíîé ïëàòå è ò.ä. Ñâèäåòåëüñêèå ïîêàçàíèÿ â äàííîì ñëó÷àå âî âíèìàíèå íå ïðèíèìàþòñÿ. Çà÷åðêèâàòü ðàíåå âíåñåííûå íåòî÷íûå èëè èñïðàâëåííûå çàïèñè òîæå íåëüçÿ.
Ïðè íåîáõîäèìîñòè, íàïðèìåð, èçìåíåíèÿ çàïèñè î ðàáîòå ïîñëå óêàçàíèÿ ñîîòâåòñòâóþùåãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà, äàòû â ãðàôå 3 ïèøåòñÿ: "Çàïèñü çà N òàêèì-òî íåäåéñòâèòåëüíà". Ïðèíÿò ïî òàêîé-òî ïðîôåññèè, äîëæíîñòè è â ãðàôå 4 ïîâòîðÿåòñÿ äàòà è íîìåð ïðèêàçà (ðàñïîðÿæåíèÿ) àäìèíèñòðàöèè, çàïèñü èç êîòîðîãî íåïðàâèëüíî âíåñåíà â òðóäîâóþ êíèæêó.
 òàêîì æå ïîðÿäêå ïðèçíàåòñÿ íåäåéñòâèòåëüíîé çàïèñü îá óâîëüíåíèè èëè ïåðåâîäå íà äðóãóþ ïîñòîÿííóþ ðàáîòó â ñëó÷àå íåçàêîííîãî óâîëüíåíèÿ èëè ïåðåâîäà è âîññòàíîâëåíèÿ íà ïðåæíåé ðàáîòå èëè èçìåíåíèÿ ôîðìóëèðîâêè ïðè÷èíû óâîëüíåíèÿ.
Ìåæäó ïðî÷èì, åñëè ðàáîòíèê ñ÷èòàåò, ÷òî äàæå ïðèçíàííûå äåéñòâèòåëüíûìè îòäåëüíûå çàïèñè îäíèì ñâîèì ïðèñóòñòâèåì â òðóäîâîé êíèæêå íàíîñÿò åìó ìîðàëüíûé óùåðá, òî îòäåë êàäðîâ ìîæåò âûäàòü äóáëèêàò òðóäîâîé êíèæêè áåç âíåñåíèÿ â íåå çàïèñè, ïðèçíàííîé íåäåéñòâèòåëüíîé.